7 pasos para generar procedimientos operativos estándar con máxima aceptación
27 mayo 2020
A principios de los años 90, el gigante cervecero SABMiller (ahora parte de AB InBev) consideraba el desarrollo de los «mejores procedimientos operativos» (BOP), como la piedra angular de su impulso hacia la manufactura de clase mundial. La organización llamó a este proceso de creación de procedimientos estándar «bopping», y, aún hoy, es una actividad clave cuando el grupo se hace cargo de una nueva fábrica de cerveza. Definir y formular un buen conjunto de procedimientos operativos estándar (PON) debería ser una de las primeras cosas que se hacen si se busca el éxito de la mejora continua.
Los diferentes operarios, muy a menudo, seguirán procedimientos operativos diferentes. Esto ocurre porque diferentes operarios han tenido diferentes experiencias de trabajo estándar o han sido enseñados incorrectamente. Por ejemplo, la manipulación o el ajuste constante de las máquinas es a menudo una causa importante en los problemas de calidad. Este tipo de desviación del conjunto óptimo de pasos es una de las principales causas de la calidad inconsistente en la producción.
Su organización nunca mejorará verdaderamente si no mantiene un nivel de calidad alto y constante, lo cual puede ser difícil de lograr si sus operaciones no están claramente definidas. La solución es documentar cuidadosamente y estandarizar el mejor o ideal procedimiento operativo. Cada operador debe ser capacitado de acuerdo a este procedimiento.
Los procedimientos estandarizados no sólo garantizan una calidad constante de los productos y la disponibilidad de equipo, sino que también aseguran tiempos de ciclo y tasas de rendimiento constantes y óptimos. Además, si todo el mundo sigue un proceso estándar, se pueden evitar los defectos de los productos y las costosas repeticiones. Toyota se refiere a este proceso como «trabajo estandarizado» y constituye un elemento clave del Sistema de Producción Toyota.
Formular y escribir un SOP puede ser todo un reto, y a menudo se necesitan varios intentos para producir material que sea verdaderamente instructivo. Pero recuerde, un SOP bien redactado no es un esfuerzo estático de una sola vez. Tendrá impacto. Proporciona la línea de base contra la cual se pueden planear e implementar mejoras reflexivas y efectivas.
Los siguientes siete pasos le ayudarán a desarrollar SOPs que generarán el máximo compromiso de su fuerza de trabajo:
1. Decidir los objetivos de la empresa
Los procedimientos operativos estándar realmente se imponen cuando se diseñan para lograr resultados específicos. Decidir qué objetivos empresariales se lograrán mediante una mejor gestión con los procedimientos operativos estándar y cómo se medirán esos objetivos. Existen varios puntos de referencia en la industria para ayudar a medir la calidad y la eficiencia en determinadas áreas.
2. Producir un primer borrador
No hay una forma correcta o incorrecta de escribir un SOP. Ya sea que elija usar pasos simples, pasos jerárquicos o un diagrama de flujo, primero haga una lista detallada de los pasos en el orden en que se ejecutan. Una forma sencilla de empezar es observar a alguien realizando el proceso tal y como existe ahora y escribir todo lo que la persona hace. El documento debe abordar los pasos secuenciales, las precauciones de seguridad, el equipo que se utilizará y las normas.
Nombrar el SOP usando palabras de acción descriptivas. Si el SOP es más largo de 10 pasos, considere dividirlo en sub-pasos. Asegúrese de resaltar, con letras en negrita o cualquier otro método para llamar la atención hacia los elementos clave del procedimiento.
3. Llevar a cabo revisiones de las PYMES
Proporcione a todos los expertos en la materia una copia del borrador del SOP. Entre ellos se encuentran los operarios, el personal de mantenimiento, los instructores, los ingenieros de procesos y los directores de producción. Pídales que revisen y sugieran cambios que faciliten la comprensión de los pasos del proceso o que mejoren el desempeño. Señale que su aportación se valora y se utilizará. La creación de un sentido de propiedad y la participación activa de sus equipos de trabajo fomentará la aceptación y la adhesión a los procedimientos operativos estándar.
4. Probar el SOP
Para tener la absoluta certeza de que un procedimiento está bien escrito y se realiza como se espera, haga que alguien pruebe el procedimiento realizando cada paso exactamente como se describe. Otra persona que no esté familiarizada con el proceso también debería seguir el procedimiento, junto con el redactor del SOP. Observe si las instrucciones son fáciles y lógicas de seguir para ellos. El mejor SOP es aquel que transfiere con precisión la información relevante y facilita el cumplimiento de la lectura y el uso del SOP.
5. Exhibir material
Elaborar un borrador final del procedimiento y exhibirlo en los lugares apropiados, específicamente en la planta de producción. Se debe mantener un archivo maestro de procedimientos operativos estándar en un lugar central para facilitar la referencia. Es una buena idea tener un SOP detallado con fines de capacitación, así como un breve resumen visual de una página que se muestre junto a la máquina para los procedimientos críticos. La creación de un diagrama de flujo de una página del procedimiento también es una buena práctica y puede servir como guía de referencia rápida.
6. Capacitar al personal
Uno de los últimos pasos en el proceso de redacción de los procedimientos operativos estándar (SOP) es a menudo el más descuidado. Entrenar o volver a entrenar a todos según sea necesario para seguir el procedimiento exactamente. Incluso con pasos muy detallados, es necesario entrenar a todos los empleados. Una ventaja añadida es que los nuevos empleados, en particular, se meterán en el ritmo de las cosas con menos dificultad, lo que impulsará la productividad. También podrán recibir más fácilmente las aportaciones de sus compañeros, ya que todos estarán en la misma página con respecto a cómo deben hacerse ciertas cosas.
7. Revisar continuamente el SOP
Un factor clave que contribuye al éxito de la aplicación de los SOP es el sentido de propiedad de los operarios, cuyo grado se indica a menudo por la medida en que los operarios se esfuerzan por mejorar los SOP. i un operario (o cualquier otra persona) identifica una oportunidad de mejora, debe comunicarla al jefe de equipo y al gerente de producción. Este último convocará entonces al mismo grupo de expertos mencionado en el paso 3, para que el operador presente la propuesta y adopte las medidas apropiadas.
Asegurarse en todo momento de que se cumplan estrictamente los controles de la documentación y de que se apliquen los cambios en los procedimientos operativos estándar generales en todas las esferas pertinentes. Cada SOP debe examinarse unos tres meses después de su aplicación y, a partir de entonces, al menos una vez al año. Además, los SOP deben revisarse cuando se produzcan «cuasi-incidentes» para identificar formas de prevenir su reaparición.
Un concepto erróneo común sobre los SOP es que restringen los recursos y hacen que el trabajo sea monótono. Pero es todo lo contrario. Una vez que los procedimientos operativos estándar estén en marcha, es probable que la gente se incline más por compartir opiniones sobre el estado actual de las cosas, lo que resultará en sugerencias de mejoras por parte de los empleados en general.
