7 pasos para una evaluación exitosa del clima organizacional

A pesar de las numerosas opiniones sobre el clima organizacional, existe un consenso generalizado de que el clima constituye fundamentalmente el alma de la organización y puede influir significativamente en el desempeño y la actitud de los empleados. De hecho, las investigaciones han demostrado que un mejor clima en el lugar de trabajo no sólo hace que las personas estén más motivadas, sino que también puede mejorar el desempeño final, hasta en un asombroso 30%. A continuación se muestra cómo sacar el máximo provecho de su evaluación climática para encaminarle hacia la rentabilidad.

Las evaluaciones climáticas proporcionan al liderazgo de una organización una indicación de las opiniones, actitudes y sentimientos del personal. Estas evaluaciones difieren de las evaluaciones de compromiso de los empleados en que típicamente miden las cuestiones de «higiene», es decir, el grado en que los empleados están satisfechos con su salario y condiciones de trabajo.

Realizar una evaluación climática en cualquier organización es un ejercicio complejo, que lleva tiempo y a menudo es costoso.

Inicialmente, es imperativo que la organización aclare lo que espera lograr al realizar la evaluación y determine claramente el alcance, el propósito y los resultados deseados del proceso de evaluación.

¿Quién está involucrado?

En general, Recursos Humanos será responsable de asegurar que se establezca un marco de evaluación del clima. También será su responsabilidad velar por que el proceso de evaluación del clima se gestione adecuadamente, que la Dirección participe en las etapas apropiadas y que se haga un seguimiento riguroso de los resultados.

Pero esto no significa que los recursos humanos deban necesariamente realizar la evaluación. Podría ser subcontratada. Tampoco sugiere que los recursos humanos por sí solos estén involucrados en el proceso de evaluación del clima. De hecho, es imperativo que la dirección de línea también participe en los aspectos clave del proceso.

Los 7 pasos

Siga estos pasos cuando introduzca una encuesta de evaluación climática en su organización:

1. Inicie la evaluación

La decisión de realizar una evaluación del clima debe tomarse con el pleno compromiso del personal directivo superior de seguir todos los pasos del proceso, en particular el que implica actuar sobre los resultados. Aclarar lo que la evaluación debe lograr y considerar los costos directos e indirectos.

2. Decidir construir o comprar

¿La evaluación se hará internamente o se subcontratará a un proveedor de servicios independiente?  Las principales ventajas de la contratación externa, entre otras, son la capacidad de comparar con otras organizaciones, la independencia percibida y la experiencia de un proveedor de servicios especializado. La principal ventaja de una ruta interna, normalmente impulsada por RH, es la flexibilidad con respecto a la administración y gestión de la evaluación (costo y control).

3. Diseñar y administrar la evaluación

Tanto si se utiliza una ruta interna como si se subcontrata la evaluación climática, hay varias cuestiones de diseño que deben ser aclaradas. Aspectos como el idioma y los niveles de alfabetización, la fiabilidad de la evaluación, la claridad de las preguntas de la encuesta, etc., deben ser considerados. Un cuestionario fiable es aquel que daría los mismos resultados si se utilizara repetidamente con el mismo grupo en condiciones idénticas.

En lo que respecta a la administración, se debe decidir la forma de evaluación, es decir, en papel, electrónica, en grupos de discusión o una combinación de todas ellas. Se acepta en gran medida que la mejor forma de evaluación es una combinación de recopilación de información, por ejemplo, una encuesta electrónica seguida de una serie de grupos de discusión para reforzar la validez de los datos.

4. Recopilar datos y analizar los resultados

La captura de datos puede ser un ejercicio que requiere mucho tiempo si el formato del estudio no está bien pensado. Asegurarse de que el programa utilizado para capturar y clasificar los datos sea capaz de generar análisis inteligentes una vez realizada la captura.

Hay dos formas de analizar los resultados. Una es hacer un análisis cualitativo, buscando tendencias y patrones en los datos, y transformando los patrones en información. El segundo método es a través del análisis estadístico, que implica la recopilación, examen, resumen, manipulación e interpretación de la información cuantitativa para identificar las causas subyacentes, los patrones, las relaciones y las tendencias.

5. Empaquetar los datos y comunicar los resultados

Empaquetar los datos de tal manera que sean significativos para la audiencia a la que se presentan. Desarrollar un plan de retroalimentación muy específico con las actividades y acciones requeridas, e identificar a la persona o equipo responsable.

Si la realización de evaluaciones climáticas es una iniciativa nueva, deberá asegurarse de que las sesiones de retroinformación se planifiquen y gestionen especialmente bien. Los datos pueden ser abrumadores y podrían perder significado si se presentan en masa a todos los niveles.

6. Actuar sobre los resultados

Comunique los resultados tan pronto como estén disponibles. La retroalimentación es importante para mostrar que las opiniones de los empleados son reconocidas. Introducir una evaluación y luego no dar retroalimentación o no ser visto actuando sobre los resultados puede tener un impacto negativo severo en sus empleados. El fomento de la confianza mutua entre la dirección y los trabajadores es quizás el aspecto más importante de una evaluación del clima.

7. Medir el impacto

Una vez que se han tomado medidas para actuar sobre los resultados, es vital medir si los planes de acción están teniendo algún impacto en el tratamiento de las cuestiones que se identificaron en primer lugar.

Por ejemplo, si en la evaluación se identificó una comunicación deficiente entre los jefes de equipo y sus equipos, y se instituyeron medidas para celebrar reuniones diarias del equipo con programas claros para abordar esta cuestión, entonces se deben establecer medidas para establecer si las reuniones del equipo han mejorado de hecho la comunicación.

Las evaluaciones de cualquier tipo pueden ser intimidantes e inquietantes para los empleados si no comprenden por qué se realizan las evaluaciones y qué se va a hacer con los resultados. Por consiguiente, es importante tener mucho cuidado en asegurar que la información sobre la evaluación se comunique correctamente. Por lo general, las organizaciones necesitan realizar un gran estudio climático cada dos años para ser complementado con mini estudios o encuestas cuando sea necesario.