6 pasos de planificación de mantenimiento para salir del modo de extinción de incendios
La planificación y programación del mantenimiento, posiblemente las funciones más descuidadas de la gestión moderna de activos, son el núcleo de un sistema eficaz de gestión del mantenimiento. A través del uso de órdenes de trabajo y un CMMS, la planificación del mantenimiento cubre las actividades diarias o semanales de planificación, programación y control para asegurar que se realiza el trabajo programado y que los recursos disponibles se están utilizando de forma óptima. Sin embargo, muchas organizaciones todavía luchan por hacer que su planificación y programación del mantenimiento sea tan efectiva como debería ser.
La mayoría de las organizaciones intensivas en activos reconocen que la planificación y programación eficiente y efectiva del mantenimiento es uno de esos procesos fundamentales que pueden ayudar a asegurar la fiabilidad de los equipos y ayudar a alcanzar la excelencia operativa. Sin embargo, los estudios muestran que la mayoría de las empresas todavía no realizan una planificación de mantenimiento eficaz, con el consiguiente impacto negativo en la eficacia del trabajo, el tiempo y seguridad de funcionamiento del equipamiento y su costo. A largo plazo, el tiempo de parada no planificado o no programado y la falta de existencias en el almacén de mantenimiento roban al negocio tanto capacidad como beneficios.
Para obtener tranquilidad y limitar el tiempo de inactividad en la medida de lo posible, una organización necesitará implementar planes de mantenimiento estructurados y cuidadosamente gestionados.
Sin la planificación y la programación, el tiempo de intervención de una empresa es, por término medio, de sólo un 35%. Esto significa que por cada técnico que trabaja un día de 8 horas, sólo 2.8 horas de ese día se dedican a trabajar en los activos. Sin embargo, la implementación de una planificación y programación de mantenimiento adecuadas puede aumentar el tiempo de la llave de un 35% a un 65%. A este nivel de eficiencia, un técnico que trabaje un día de 8 horas completará 5.2 horas de trabajo real. Con el 65% del tiempo del ingeniero siendo usado eficientemente, sólo el 35% de su tiempo es desperdiciado. Esta mejora permitiría a una organización alejarse de un estado de mantenimiento reactivo (lucha contra el fuego) y mejorar la eficiencia general del personal.
1. Identificar el problema
La necesidad de mantenimiento puede desencadenarse por un fallo, un rodamiento ruidoso o una fuga de aceite. Una vez identificado, el problema debe ser reportado al departamento de mantenimiento. Esto se hace normalmente a través de una solicitud de trabajo para que la planificación y la programación puedan tener lugar.
2. Planificar la medida de mantenimiento
La «planificación» implica decidir qué es exactamente lo que hay que hacer, determinar la prioridad y definir la secuencia de actividades y habilidades requeridas. Asegurar que todos los recursos, materiales, mano de obra, servicios contractuales, equipo especializado, herramientas e información estén disponibles. Incluso puede ser necesario contar con contratistas externos, comprar artículos u obtener permisos de trabajo, todo lo cual debe organizarse con antelación.
La función de planificación del mantenimiento es una herramienta crítica para reducir el tiempo de inactividad y maximizar el valor del mantenimiento preventivo. Por lo tanto, el planificador de mantenimiento debe tener las habilidades técnicas y el conocimiento del equipo para hacer esta planificación.
3. Programar el trabajo
La «programación» implica decidir cuándo hacer el trabajo. Esto dependerá del nivel de prioridad de la tarea y de la disponibilidad tanto de los recursos como del equipo a reparar. Muchas organizaciones programan el mantenimiento para un período específico durante la semana o el mes de trabajo. El mantenimiento de fin de semana nunca es deseable porque, en muchos casos, los proveedores no están disponibles y el personal es caro.
Los requisitos legales con respecto a las inspecciones estatutarias son generalmente bastante rígidos, por lo que se debe tratar de elaborar un plan de mantenimiento de 52 semanas al principio de cada año. Revise este plan periódicamente para mejorar la precisión y la calidad de la información. Comunique los requisitos de mantenimiento preventivo y correctivo a producción para que entiendan completamente la necesidad de la ventana de mantenimiento.
4. Asignar la tarea a personas específicas
Aunque esto dependerá de las disposiciones organizativas, considere lo siguiente:
- Asigne su personal de mantenimiento a áreas o equipos específicos
- Asegúrese de que la persona asignada tiene las habilidades para realizar la tarea
- Sea muy claro sobre el tipo de trabajo que se asignará a los contratistas externos
Cuando sea necesario, lleve a cabo análisis de riesgos para identificarlos y formular planes de acción para controlar el acceso a las áreas de alto riesgo; sus planes deben incluir permisos de trabajo en caliente, permisos para espacios confinados y procedimientos de cierre.
5. Asegurarse de que el trabajo está siendo ejecutado correctamente
Por lo general, es responsabilidad del supervisor de mantenimiento confirmar que el trabajo de mantenimiento cumple con los estándares de calidad requeridos, generalmente a través de observaciones de trabajo planificadas y seleccionadas. El planificador (o, en algunos casos, un programador de mantenimiento) debe supervisar los programas o solicitudes de trabajo pendientes para asegurarse de que el trabajo planificado se ha realizado realmente.
6. Analizar el problema y decidir cómo evitar que vuelva a ocurrir
Analizar la causa de raíz de las fallas principales y tomar medidas correctivas para evitar su recurrencia. Las medidas correctivas podrían incluir la capacitación, un cambio en el programa de mantenimiento preventivo o el rediseño del equipo. A menudo se pasa por alto una avería o un fallo del proceso de gestión en una avería importante. En esos casos, la acción correctiva puede consistir en una actualización de los sistemas.
Cuando los seis pasos fundamentales se implementan y combinan correctamente, la planificación del mantenimiento puede alcanzar niveles de eficiencia mucho mayores. Esto lleva a que los datos e información importantes relacionados con los activos se compartan en toda la planta, e incluso en varias plantas. Sin embargo, no se trata de un proceso de una noche, por lo que no hay que darse por vencido en caso de creer que puede tardar demasiado. Los beneficios valen la pena.
